为进一步规范会议（活动）服务工作，提高会议（活动）服务质量，确保为新区提供优质、高效的会议（活动）服务，特制订本工作流程。
一、会前准备
1、落实会议（活动）场所；
2、做好会议（活动）方案（了解领导与会情况并及时反馈）；
3、收集会议（活动）议题材料；
4、发放会议（活动）通知（领导与会情况要一一核准，并按要求提前送发会议材料；准备会议签到表；新闻媒体）；
5、通知物业会务员做好会议室的各项准备工作。
二、会场服务
6、布置会标（必要时摆放水果，注意会场换气通风）；
7、摆放座位牌（再次核对与会人员、单位与座位牌，注意汇报席、记录席、记者席），全体员工会议应按座位贴好姓名；
8、摆放会议资料（对领导的必须逐页检查）；
9、检查音响（麦克风）、空调及灯光、投影仪等情况；
10、衔接物业服务事宜（茶水、烟灰缸、座椅、纸巾、保安、会议音控、灯控、电子屏控等，要求烟灰缸盛满后及时清理、调换，纸巾及时补充、归位；必要时联系交警、维稳部门）；
11、会议（活动）召开前核对到会情况（会前3分钟内没有到会者迅速主动联系催促，直至满员）；
12、会议（活动）签到并向主持人报送签到表（报告到会情况，签到情况存档）；
13、会议记录（录音）；
14、会中始终要关注会场纪律、秩序（关注设备运行和服务员在岗履职情况，向领导提供有关资料，必要时收回会议资料）。
三、会后服务
15、起草会议纪要（在1-2个工作日内完成，需要时按领导要求的时限完成）；
16、送审纪要（如领导有较大修改，打清样后再送审；如需部门会签，要求其在规定期限内返回）；
17、印发纪要（仔细校对，按要求发送并签收）；
18、资料整理归档。
四、会议承办主体及责任
19、以党委、管委会名义召开的全区性会议（活动），由综合管理部牵头组织承办，相关部室配合。
20、各部室、派驻机构要以党委或管委会名义召开的全区性会议（活动），主办部室须将会议（活动）的议题（主题）、规模、时间、地点、经费及拟邀请领导、参加人员等事项形成书面方案，于会议（活动）举办前3天报综合管理部和相关委领导批准后，由综合管理部统一安排。主办部室应派专人协助综合管理部做好各项会前准备及会议通知等工作。
21、以部室名义召开的会议由承办部室负责，综合管理部配合。
